全面預算管理是企業(yè)內部管理控制的一種方法。從最初的計劃、協(xié)調,發(fā)展到現(xiàn)在兼具控制、激勵、評價等功能為一體的一種綜合貫徹企業(yè)經營戰(zhàn)略的管理機制,全面預算管理已處于企業(yè)內部控制的核心地位。那么,企業(yè)在全面推進信息化發(fā)展的過程中,從全面預算管理軟件選擇及在實施的過程中該避開哪些誤區(qū)呢?為給更多的讀者提供有價值的信息,今天筆者有幸采訪到全面預算管理信息化專家——東華軟件副總裁、企業(yè)管理研究院院長兼東華厚盾總經理陳龍章先生,他將以他在全面預算管理信息化領域十多年的經驗給出企業(yè)預算信息化選型建議。
筆者帶著疑問來到東華合創(chuàng)大廈陳龍章先生的辦公室內,一進門便看到墻上掛著“天道酬勤”的字幅,在彼此的相互介紹中,陳龍章先生話語真誠,笑容隨和,目光炯炯。得知我們來意后,針對我們提出的問題,陳龍章先生都一一做出了回答。
一、企業(yè)如何避開全面預算管理軟件的選擇誤區(qū)
針對這個問題,陳龍章先生答到,經過多年的研究與推廣經驗,企業(yè)在選型時有幾個需要注意的要點:
1、企業(yè)預期目標與軟件設計特點是否吻合?
不同行業(yè)性質、不同業(yè)務特點、不同經營理念和管理模式、不同組織架構,甚至不同企業(yè)文化,都會使企業(yè)對全面預算管理預期實現(xiàn)目標的要求有所不同:有的企業(yè)側重預算編制過程中的預測、有的側重預算執(zhí)行情況分析、考評、有的更強調預算執(zhí)行過程控制。而任何管理都是有成本的,而且任何管理的推行都需要管理基礎,比如,對國內大多企業(yè)來講,生產、銷售大多在創(chuàng)新發(fā)展階段,很難界定預算標準,而歷史數(shù)據(jù)的積累又缺乏一定的規(guī)范(比如,往年決算數(shù)據(jù)與現(xiàn)行預算項目很難一一對應,對現(xiàn)行預算編制缺乏歷史參考支撐),此時,希望通過全面預算管理系統(tǒng)提高預測準確度往往會比較困難。但根據(jù)實際管理需要,扎扎實實控制預算執(zhí)行過程,對企業(yè)提高執(zhí)行力、完成預期目標可能會更可行。
2、是否實用——軟件預期實現(xiàn)功能與企業(yè)迫切需求吻合程度?
為了保證選擇的軟件系統(tǒng)性價比高,而非是采購一個非常龐大的系統(tǒng)卻實際僅應用一小部分功能,企業(yè)在選擇時可以事先將自己所需要實現(xiàn)的管理需求進行列表,并描述出每個管理需求所要實現(xiàn)的主要功能,然后像點菜一樣對照每個備選軟件,將軟件通過設置就能實現(xiàn)的管理需求進行標記,最終將能滿足列表中70%以上的軟件作為備選(對剩余30%功能,可以要求通過定制開發(fā)的方式進行補充)。對每個備選軟件的功能清單進行審查,查看其所包含的功能超過本身管理需求的部分,可以要求軟件廠商減去此部分功能,同時降低相應部分軟件系統(tǒng)費用。
3、軟件是否能與已有系統(tǒng)有良好接口、是否能根據(jù)實際管理流程進行自定義設計?
全面預算管理系統(tǒng)不是一個孤立的系統(tǒng),它往往需要和ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等系統(tǒng)進行業(yè)務數(shù)據(jù)對接,因此,選擇一個全面預算管理系統(tǒng),同時需要審查其是否具備或可以通過開發(fā)具備與企業(yè)已有系統(tǒng)的接口。
全面預算管理軟件不同于財務軟件,財務軟件必須滿足會計制度、稅務制度要求,企業(yè)發(fā)揮的余地很少,所以某種意義上可以說財務軟件是一種工具軟件。而全面預算管理軟件是為了滿足企業(yè)自身管理需求,需要完全根據(jù)企業(yè)管理模式、業(yè)務流程進行改造、設置,因此,它是一種真正意義上的“管理軟件”。既是管理軟件,就需要能滿足實際管理需要:能隨企業(yè)實際業(yè)務流程的調整而調整,隨企業(yè)各部門、崗位分工變化而調整各種流程權限。因此,需要全面預算管理軟件能提供靈活的工作流定義功能,以適應企業(yè)實際管理流程的變化。
4、是否能根據(jù)企業(yè)需求進行定制開發(fā)?
中國許多企業(yè)歷來不缺先進的管理理念,但缺的往往是管理工具。而工具不是先進的就是最好的,只有適合的才是最好:全面預算管理模式、預算管理制度、預算編制方法、預算控制流程、預算考評辦法都不能靠簡單的拿來主義。同樣,全面預算管理軟件更是如此,世上沒有一款軟件是完全適合自己的,這也就是為什么日本那么小一個國家會有那么多軟件外包開發(fā)服務的原因——多小的一個企業(yè),都需要一套真正自己的管理系統(tǒng)。因此,在選擇全面預算管理軟件時,考察廠商是否能、是否愿意能提供定制開發(fā)是十分必要的。有的廠商考慮成本問題,一般不愿意提供定制開發(fā)服務,就算提供,也是通過外包或委托其他第三方的方式。這樣的管理軟件,往往在后續(xù)的應用中會帶來很大的風險,需要企業(yè)決策者能事先預見并能防范此種風險。
5、是否易操作、易維護?
全面預算管理軟件是一種工具,是需要企業(yè)在很大范圍內應用的工具(預算編制、預算執(zhí)行、考評都不僅僅是在財務部門一家范圍,而是整個企業(yè)范圍內應用),因此其部署、維護是否方便(目前一般B/S架構系統(tǒng)更容易部署、維護)、操作是否方便、界面是否簡介清晰,都是選擇的標準。
二、企業(yè)在全面預算管理實施過程應避開的誤區(qū)
陳龍章先生依據(jù)自己在實施領域的深厚積累和對企業(yè)全面預算實務的長期觀察,總結出了全面預算管理過程中需要特別注意的問題,企業(yè)應避免走入這些誤區(qū):
誤區(qū)一:為預算而預算
企業(yè)和企業(yè)的主管部門均認識到了全面預算管理的有效作用,并把是否實施全面預算管理作為衡量企業(yè)管理水平高低的一個標準,但對預算到底應是什么樣子,如何安排和實施預算,尚缺乏深刻的理解。不少企業(yè)為了在企業(yè)管理水平認定方面能得到有關部門和單位的認同,紛紛實施預算管理,并制定了一系列有關預算管理的制度性文件。實際上,企業(yè)實施預算管理是提高企業(yè)整體管理水平的重要手段,而不是衡量管理水平高低的標準,預算管理的核心在于對企業(yè)未來的行動進行事先安排和計劃,對企業(yè)內部各部門、單位的各種資源進行分配、考核和控制,以使企業(yè)按照既定目標行事,從而有效實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。所以,企業(yè)不能只將預算管理作為管理制度的組成部分去填補制度空白,而應將預算管理作為實施企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的具體手段,重點不在于企業(yè)有無預算管理制度,而重在預算管理是否有效實施和落實。
誤區(qū)二:強求全面預算編制“完全準確”
陳龍章先生認為,預算的編制與實際執(zhí)行所需數(shù)據(jù)出現(xiàn)差額很正常,差額也恰恰是接下來的預算變更等過程的基礎。差額的出現(xiàn)意味著預測與實際情況不一致,而更重要的是隨之而來的追蹤溯源和調整,有行動、有跟進,差額才有意義和價值。因此,在進行全面預算管理時,企業(yè)不能過于強調“準確”,而要貼近實際要求;同時需要根據(jù)自己的情況進行滾動預算,將指標分解到季度、月度甚至周,而并非僅僅進行年度預算,以便隨時進行控制和調整。滾動預算是有效的修正工具,能夠更好地推動全面預算落地與執(zhí)行。
舉例而言,對于業(yè)務數(shù)據(jù)波動較大、受季節(jié)和熱點事件影響強烈的企業(yè)而言,滾動預算的時間單位就要更小一些,同時要及時對差額產生的原因進行追溯,對費用超支的情況要求解釋、明晰責任,及時察覺行業(yè)變化和可能的預算規(guī)劃不當。
誤區(qū)三:全面預算并非是財務性的,編制預算并非純粹歸屬財務部門
全面預算管理最顯著的特點是:全員參與、全業(yè)務、全過程控制,全面預算只是在財務收支預算基礎上的延伸和發(fā)展,以至于很多人都認為預算是財務行為,應由財務部門負責預算的制定和控制,甚至把預算理解為是財務部門控制資金支出的計劃和措施。這種思想是萬萬要不得的,盡管各種預算最終可以表現(xiàn)為財務預算,但預算的基礎是各種業(yè)務、投資、資金、人力資源、科研開發(fā)以及管理,這些內容并非財務部門所能確定和左右。財務部門在預算編制中的作用主要是從財務角度為各部門、各業(yè)務預算提供關于預算編制的原則和方法,并對各種預算進行匯總和分析,而非代替具體的部門去編制預算。
陳龍章先生最后提到,除此之外,還有一些其他的誤區(qū)需要企業(yè)依據(jù)自己的實際情況去認真識別。同時,信息化時代的全面預算管理系統(tǒng)通過優(yōu)秀實施商之手,可以幫助企業(yè)搭建高效的全面預算管理體系,梳理企業(yè)管理脈絡,幫助企業(yè)避開全面預算誤區(qū)。